「在庫管理システムと会計システムを連携させたい」「顧客管理ツールとECサイトのデータをつなげたい」。業務効率化を目的に、外部システムとの連携を検討する場面は多くあります。担当者が要件を整理し、開発会社やベンダーに相談しようとした段階で、意外と見落としがちな確認事項があることに気づくケースも少なくありません。連携は「つながればよい」ものではなく、データの形式、更新頻度、障害時の対応まで含めて事前に詰めておく必要があります。ここでは、外部システム連携に着手する前に確認しておきたいポイントを整理します。
連携先のAPI仕様とデータ形式を確認する
外部システムとの連携では、多くの場合「API」と呼ばれる仕組みを使います。APIとは、あるシステムが持つ機能やデータを、別のシステムから呼び出して使えるようにする窓口のようなものです。このAPIがどこまで公開されているか、どのようなデータ形式でやり取りできるかによって、開発できる範囲や工数は大きく変わります。
APIが存在しない、または仕様が限定的な場合、連携自体が難しいか、代替手段（ファイル出力・取り込みなど）での対応になることがあります。開発に着手する前に、連携先のシステム提供元に仕様書の有無を確認し、取得できるデータの範囲や更新のタイミングを把握しておくことが重要です。
「このシステムには外部連携用のAPIが用意されていますか。仕様書やサンプルコードを共有いただけますか」
既存サービスや標準機能で足りるか見極める
連携の検討を始めると、すぐに開発を想定してしまいがちですが、まず確認したいのは「既存のサービスや標準機能で対応できないか」という点です。
たとえば想定例として、会計システムとECサイトの売上データを連携させたい場合、両者がすでに対応している連携サービス（iPaaSと呼ばれる中間ツールなど）が存在することがあります。こうしたツールは、設定だけで連携が完結する場合もあり、開発よりも短期間・低コストで導入できる可能性があります。
Aを選ぶ条件（既存サービス・運用改善で足りる場合）
連携したいデータの種類が限定的で、更新頻度も日次・週次程度で問題ない。双方のシステムが標準的な連携ツールに対応している。社内に複雑な加工ロジックを必要としない。
Bを選ぶ条件（開発を検討すべき場合）
連携したいデータが複雑で、業務独自のルール（条件分岐や計算処理など）が必要。リアルタイム性が求められる、または大量データを定期的にやり取りする。既存ツールでは対応できない項目や形式がある。
障害時・データ不整合時の対応方針を決めておく
連携は「正常に動いている間」だけでなく、「うまくいかなかったとき」の想定も必要です。たとえば想定例として、連携先のシステムが一時的にメンテナンスで停止した場合、データが欠落したり二重登録されたりする可能性があります。
開発を依頼する前に、エラーが発生した際にどのような通知を受け取りたいか、手動での再送信や修正をどう行うかを、社内でおおまかに決めておくと、開発会社との要件定義がスムーズになります。すべてを自動で解決しようとすると開発範囲が膨らみやすいため、「月に数件程度なら手動対応でよい」など、許容範囲を先に合意しておくことも実務的な判断です。
運用開始後の保守体制を想定しておく
連携機能は作って終わりではなく、連携先の仕様変更やバージョンアップに合わせて調整が必要になることがあります。開発前の段階で、誰が運用を担当するのか、仕様変更の情報をどう入手するのか、保守契約の範囲はどこまでかを確認しておくと、後々のトラブルを減らせます。
特に外部システムが他社のサービスである場合、仕様変更の告知タイミングが自社の都合と合わないこともあります。契約時に変更時の対応フローについても触れておくと安心です。
- 連携先システムのAPI仕様書の有無を確認したか
- 既存の連携ツールやサービスで対応可能か調査したか
- 連携したいデータの種類・更新頻度を整理したか
- 障害・データ不整合時の対応方針を社内で合意したか
- 開発範囲と手動対応で済ませる範囲の線引きをしたか
- 運用開始後の保守担当者と連絡体制を決めたか
- 連携先の仕様変更時の情報入手方法を確認したか
外部システム連携は、要件を詰めずに着手すると後から手戻りが発生しやすい領域です。開発に進む前の確認作業が、結果的に開発期間や運用コストを抑えることにつながります。