「今使っている業務システムでは対応できない業務が出てきた」「市販の勤怠管理ツールに機能を追加してほしいと問い合わせたが断られた」——こうした場面で、既存サービスの乗り換えや追加契約で済ませるべきか、それとも自社専用のシステムを受託開発すべきか、判断に迷う担当者は多いはずです。どちらを選ぶかで初期費用も運用負荷も大きく変わるため、最初の見極めが重要になります。
判断を誤ると、既存サービスの制約に業務を無理に合わせ続けて非効率が固定化したり、逆に既製品で十分足りる業務にまで開発費をかけてしまったりします。まずは自社の状況を整理する視点を持つことが必要です。
業務が「標準的」か「独自」かを切り分ける
既存サービス（SaaSやパッケージソフトなど、複数の企業が共通して使えるように作られたシステム）は、多くの企業に共通する業務を前提に設計されています。請求書発行、勤怠管理、名刺管理といった業務は標準化されやすく、既存サービスで足りることが多い領域です。
一方で、自社独自の承認フロー、特殊な計算ルール、既存の基幹システムとの連携など、他社と共通しない業務は既存サービスでは対応しきれないことがあります。まずは対象業務が「多くの会社にある業務」か「自社特有の業務」かを分けて考えることが出発点です。
この業務のやり方は、他社でも同じように行われているものですか。それとも自社の商習慣や過去の経緯で生まれた独自のルールですか。
この問いに明確に答えられない場合は、現場担当者と一緒に業務フローを書き出してみると、標準業務と独自業務の境目が見えてきます。
Aを選ぶ条件：既存サービスや運用改善で足りる場合
以下のような条件が当てはまる場合は、受託開発よりも既存サービスの導入や運用の見直しを優先すべきです。
まず、業務内容が標準的で、複数の既存サービスが同じ課題を解決する機能を持っている場合です。次に、運用ルールや入力フォーマットを少し変えるだけで、今のシステムのまま対応できる場合も該当します。たとえば想定例として、Excelで管理している発注データを、既存の受発注システムのテンプレートに合わせて入力し直すだけで解決するケースが考えられます。さらに、利用人数や処理件数がそれほど多くなく、既存サービスの標準プランで十分にまかなえる場合もAに当てはまります。
Bを選ぶ条件：受託開発が必要な場合
一方で、次のような条件がそろう場合は受託開発を検討する価値があります。自社独自の業務ルールが複数の既存サービスをまたいで発生し、どのサービスも部分的にしか対応できない場合です。また、既存の基幹システムやデータベースと密接に連携する必要があり、既製品のAPI（外部システムと情報をやり取りするための接続仕様）では対応範囲が足りない場合も該当します。加えて、業務量や利用者数が増え続けており、既存サービスの料金体系ではコストが将来的に膨らむ見込みがある場合も、開発を検討する材料になります。
判断に迷うときの手順
AかBか一目で決まらない場合は、次の手順で整理すると判断しやすくなります。まず、現状の業務フローを書き出し、どこで時間がかかっているか、どこでミスや手戻りが発生しているかを洗い出します。次に、候補となる既存サービスの機能一覧と自社業務を照らし合わせ、対応できる部分とできない部分を分けます。対応できない部分が業務全体のごく一部であれば、運用でカバーできないかを先に検討します。対応できない部分が業務の根幹に関わる場合は、開発の見積もりを取り、既存サービスの継続コストと比較したうえで判断するとよいでしょう。
なお、ここで挙げた費用感や導入期間は目安であり、実際の条件によって変わります。契約前には必ず複数の選択肢を比較することをおすすめします。
- 対象業務が他社と共通する標準業務か、自社特有の業務かを書き出したか
- 既存サービスの機能一覧と自社業務を1つずつ照らし合わせたか
- 運用ルールや入力方法を変えるだけで解決しないか検討したか
- 既存システムとの連携やデータ移行に制約がないか確認したか
- 利用者数や処理件数の将来的な増加を見込んで比較したか
- 既存サービスの継続コストと開発コストを同じ期間で比較したか
- 現場担当者に実際の業務フローと困りごとをヒアリングしたか