商談の予定が入り、資料も準備した。ところが当日の朝になって「相手企業の決裁フローを確認していない」「前回のやり取りで出た懸念点を資料に反映していない」といった抜け漏れに気づく。こうした場面は、営業担当者であれば一度は経験があるのではないでしょうか。想定例として、提案資料は完璧に仕上げたのに、相手の予算確定時期を聞き漏れていたため、商談後に話が進まなかった、というケースも考えられます。
事前確認の抜け漏れは、個人の注意力の問題として片付けられがちです。しかし、確認すべき項目をその都度思い出す仕組みでは、担当者ごとに精度がばらつきます。短いチェックリストを用意しておけば、誰が商談を担当しても最低限の確認が揃います。
チェックリストに入れる項目の選び方
すべての確認事項を網羅しようとすると、リストが長くなり結局使われなくなります。判断基準は「これを確認しないと商談が無駄になる項目かどうか」です。たとえば次のような質問が目安になります。
この商談で決めたいことは何か、相手は誰が決裁するのか
この一文を自分に問いかけるだけで、資料の構成や話す順番が変わることがあります。逆に、相手企業の沿革や業界動向など、話のきっかけにはなっても商談の成否に直結しない情報は、チェックリストの必須項目から外してよい場合があります。
既存の確認フローで足りる場合、新たに整備が必要な場合
すでに商談前の確認を口頭やメモで行っており、特に困っていない場合は、無理に新しい仕組みを導入する必要はありません。Aの条件として、商談件数が少なく担当者間の情報共有が密な組織では、既存の運用で十分なことが多いです。
一方で、Bの条件として、次のような状況では短いチェックリストの整備が有効です。
- 複数の担当者が商談を行っており、確認の質にばらつきがある
- 商談前の準備にかかる時間が毎回異なり、属人化している
- 過去に確認不足が原因で商談が停滞した経験がある
これらに当てはまる場合、チェックリストをExcelや共有ドキュメントで作成し、商談前に必ず目を通す運用にするだけでも効果があります。専用のツールを導入する必要は必ずしもありません。
チェックリストを運用に定着させる工夫
チェックリストを作っても、誰も見なければ意味がありません。定着させるための工夫として、商談の予定を入れるタイミングでチェックリストへのリンクを自動的に表示する、商談後の振り返りシートにチェックリストの実施有無を記録する欄を設ける、といった方法があります。
また、チェックリストの項目は固定せず、商談後に「この項目があればよかった」と感じたものを追加していく運用が現実的です。最初から完璧なリストを目指すよりも、小さく始めて更新を続けるほうが、現場に合ったものに育ちます。
商談前チェックリストの例
以下は想定例として作成した、商談前に確認する項目の一例です。自社の商材や商談の進め方に合わせて調整してください。
- 商談のゴール（次回アポ獲得、見積提示、契約締結など）を一文で言えるか
- 相手企業の決裁者とその決裁フローを把握しているか
- 前回のやり取りで出た懸念点や質問に回答を準備しているか
- 競合や代替手段の検討状況を確認しているか
- 予算感や導入時期の目安を聞けているか、聞く準備ができているか
- 当日持参・共有する資料に抜けがないか
- 商談後にすぐ送るお礼メールや次のアクションの案を用意しているか
チェックリストは、商談の質を均質化し、準備にかかる時間を安定させるための道具です。導入にあたっては、まず自社の商談でよく発生するつまずきを洗い出し、それを防ぐ項目から始めることをおすすめします。