展示会が終わった翌朝、営業担当者のノートには走り書きのメモが数十件並んでいる。「興味あり」「来月検討」「A社と比較中」といった断片的な言葉だけでは、次に対応する担当者がどう動けばよいか分からない。結果として、せっかく接点を持てた相手への連絡が遅れたり、担当者間で聞いていた内容が食い違ったりすることがある。展示会そのものの成果ではなく、その後のメモの扱い方で機会を落としてしまうケースは少なくない。
この問題は、メモを取る瞬間の工夫と、取った後の整理の仕組みの両方を見直すことで改善できる。
その場で聞くべきことを決めておく
展示会の立ち話では、相手の業種や課題を一通り聞いただけで満足してしまいがちだ。しかし次の担当者が使えるメモにするには、具体的な意思決定の状況まで踏み込んで確認しておく必要がある。
「今回の件は、どなたが最終的に決める形になりますか。検討のタイミングも教えていただけますか」
この質問で、決裁者の有無と検討時期という、次の担当者が優先順位を付けるために必要な情報が得られる。すべての来訪者にここまで聞くのは現実的ではないが、少しでも関心を示した相手には使える質問として覚えておくとよい。
メモの型をあらかじめ決めておく
自由形式のメモは書く本人には分かりやすいが、他人が読むと情報が抜けていることが多い。会社名、相手の役職、課題、検討時期、次のアクション、といった項目を固定の型として用意し、展示会前にブースの全員で共有しておくと、誰が書いても最低限の情報が揃う。
この型は紙でもデジタルでもよい。重要なのは「書く人によって内容がばらつかない」ことであり、ツールの高度さではない。
整理を既存の仕組みで済ませるか、仕組みを作るかの判断
メモの整理方法には大きく二つの選択肢がある。
既存のサービスや運用の工夫で足りる条件
展示会の出展が年に数回程度で、担当者が数名に限られる場合は、表計算ソフトや汎用の顧客管理サービスに決まった型で入力するだけで十分なことが多い。項目を固定し、入力担当者を決めておけば、追加の開発をしなくても次の担当者が内容を追える状態になる。想定例として、月数件程度の商談化であれば、既存の無料プランのツールでも運用は回る。
仕組みを作ることを検討してよい条件
一方で、複数の展示会に継続的に出展し、年間で数百件規模のメモが発生する、あるいは名刺情報や商談メモを社内の他システムと連携させたい場合は、既存ツールの標準機能だけでは手作業が増えてしまうことがある。この場合は、入力フォームの自動化や、メモの内容を要約して担当者に通知する仕組みなど、業務に合わせた開発を検討する価値がある。ただし開発に進む前に、まずは既存ツールの設定変更や運用ルールの見直しで解決しないかを確認することが先決だ。
次の担当者が迷わないための引き継ぎ方
メモを整理しても、それを誰が、いつまでに、どう使うかが決まっていなければ意味がない。展示会終了後24時間以内に一次整理を終える、担当者ごとに優先度の高い案件を3件までに絞って共有する、といったルールを事前に決めておくと、情報が埋もれにくくなる。「後でまとめて整理する」という運用は、ほぼ確実に先送りされるため避けたほうがよい。
チェックリスト
- 展示会前にメモの固定項目（会社名、役職、課題、検討時期、次のアクション）を決めたか
- 決裁者や検討時期を確認する質問を担当者間で共有したか
- メモの入力担当と入力タイミングを決めたか
- 年間の展示会出展数とメモの想定件数を把握しているか
- 既存の表計算ソフトや顧客管理サービスで運用できる規模かを確認したか
- 展示会終了後にメモを一次整理する期限を決めたか
- 次の担当者への引き継ぎで優先度の高い案件を絞り込む基準を決めたか